Approvate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili il 15 dicembre 2010

Vengono qui pubblicate le nuove norme di comportamento del collegio sindacale approvate dal Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili. Come chiarito nelle premesse, tali regole sono «norme di deontologia professionale rivolte agli iscritti nell’albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili emanate in attuazione del vigente “codice deontologico”»; esse «suggeriscono e raccomandano il comportamento professionale da adottare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco» e trovano applicazione nei confronti di tutti i sindaci delle società non quotate, «ad eccezione di quelle a cui siano applicabili norme o regolamenti che disciplinano specifici settori di attività».

Le norme costituiscono l’approdo finale di un lavoro biennale di un’apposita commissione, di cui l’autore di queste righe ha avuto l’onore di far parte. Un primo documento, posto in consultazione nell’agosto del 2010, è stato oggetto di rilievi da parte di consigli dell’ordine, associazioni di categoria, studiosi e professionisti del settore, delle cui osservazioni si è fatto tesoro nella versione finale approvata il 15 dicembre 2010 ed entrata in vigore il 1° gennaio di que­st’anno.

Nei prossimi mesi, la commissione procederà all’elaborazione delle ultime norme, relative all’attività del collegio in caso di omissioni degli amministratori, alle operazioni straordinarie e agli obblighi dell’organo di controllo di fronte alla crisi dell’impresa societaria, nonché delle procedure operative e della relativa modulistica.

Rispetto al passato, le norme che qui si pubblicano si caratterizzano innanzi tutto sotto il profilo strutturale, essendo ora articolate in “principi”, “riferimenti normativi”, “criteri applicativi” e “commento”, secondo il modello del codice di autodisciplina delle società quotate.

Ma le maggiori novità attengono al contenuto e all’approccio metodologico seguito, nel quale si percepisce nitidamente l’eco delle novità introdotte dalla riforma del diritto societario, dell’inedita rilevanza da essa assegnata agli assetti organizzativi e dell’elaborazione dottrinale che, sulla scia delle nuove norme, ha contribuito a ridisegnare il complessivo sistema dei controlli ed il ruolo, al suo interno, del collegio sindacale. In questo mutato scenario concettuale, uno dei profili più importanti ed innovativi attiene alla vigilanza dei sindaci sul corretto sistema amministrativo e contabile adottato dalla società e sugli obblighi di informazione, nell’am­bito della verifica del rispetto dei principi di corretta amministrazione, nonché al c.d. risk approach, in base al quale, identificati i principali rischi aziendali, i sindaci sono chiamati a valutare le opportune misure di salvaguardia finalizzate ad eliminarli o almeno a ridurli entro limiti accettabili. E in tale quadro si iscrive anche la ricostruzione dei rapporti fra sindaci ed organismo di vigilanza di cui al d.lgs. n. 231/2001, considerato come parte integrante del sistema di controllo interno su cui i primi sono chiamati a vigilare e del quale possono anche essere componenti onde favorire i flussi informativi e rendere più efficaci i controlli.

Meritevoli di segnalazione sono altresì le regole sulla nomina dei sindaci, con la dichiarazione di trasparenza, sull’indipendenza e sulla cessazione dell’organo. A quest’ultimo riguardo va osservato come il principio dell’effetto immediato della rinuncia abbia già trovato riscontro, all’indomani della diffusione del documento di consultazione, nell’innovativa decisione del Trib. Milano, 2 agosto 2010, secondo cui «la rinuncia di un sindaco ha effetto immediato, indipendentemente dalla sua accettazione da parte dell’assemblea, non solo quando sia possibile l’au­tomatica sostituzione del dimissionario con un sindaco supplente, ma anche laddove tale sostituzione non sia possibile per la mancanza di sindaci supplenti».

Di notevole rilievo sono anche i principi relativi alle modalità di funzionamento del collegio sindacale, al rapporto con gli altri organi sociali e ai poteri di reazione a fronte di inadempimenti o irregolarità degli amministratori, nonché le precisazioni (e gli opportuni distinguo) introdotti per la società a responsabilità limitata, alla luce delle possibili configurazioni statutarie e, più in generale, della profonda ridefinizione di tale tipo sociale operata dalla riforma del diritto societario.

Sotto tutti questi profili, i principi in esame intendono offrire indicazioni, sul versante operativo, ai professionisti chiamati a rivestire la funzione di sindaco, ma anche, sul piano ermeneutico, agli interpreti, e segnatamente al formante giurisprudenziale, contribuendo a colmare le lacune derivanti dalle norme, talora laconiche, dettate dal codice civile e dall’assenza di specifici principi di riferimento definiti a livello internazionale, a differenza di quanto avviene per l’attività di revisione legale dei conti.

Va da ultimo ribadito che le norme di comportamento si riferiscono alle società a responsabilità limitata e alle società per azioni non quotate e non operanti in settori oggetto di specifica disciplina di fonte primaria o regolamentare; per queste ultime società – la cui categoria tende a coincidere con quella degli enti di interesse pubblico di cui all’art. 16 del d.lgs. n. 39/2010 – saranno emanate in futuro ulteriori e specifiche norme di comportamento.

Niccolò Abriani

SOMMARIO:

Premessa - 1. Nomina, incompatibilità e cessazione dei componenti del collegio sindacale - 2. Funzionamento del collegio sindacale - 3. Doveri del collegio sindacale - 4. Partecipazione alle riunioni degli organi sociali - 5. Poteri del collegio sindacale - 6. Il riscontro e la denunzia di fatti censurabili - 7. Relazione all'assemblea dei soci - NOTE

Premessa

Le norme di comportamento del collegio sindacale suggeriscono e raccomandano il comportamento professionale da adottare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco. Sono norme di deontologia professionale rivolte a tutti i professionisti iscritti nell’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili emanate in attuazione del vigente Codice deontologico. Le disposizioni contenute nelle presenti norme sono destinate a trovare applicazione nei confronti dei componenti del collegio sindacale di tutte le società salvo che siano applicabili disposizioni di legge o regolamentari che disciplinano specifici settori di attività o mercati regolamentati. Ogni Norma è composta da Principi, corredati da Riferimenti Normativi essenziali e da Criteri applicativi, che forniscono ai sindaci gli strumenti operativi di riferimento per lo svolgimento delle proprie funzioni ed è accompagnata da brevi Commenti, che analizzano e chiariscono le scelte adottate, nonché le problematiche interpretative che più spesso emergono nella prassi. Le norme entrano in vigore il primo gennaio 2011.

1. Nomina, incompatibilità e cessazione dei componenti del collegio sindacale

Norma 1.1. Composizione del collegio sindacale Principi Il numero dei componenti del collegio sindacale è stabilito dall’atto costitutivo. I sindaci devono essere scelti fra soggetti in possesso dei requisiti di professionalità stabiliti dalla legge e dallo statuto. Riferimenti normativi Artt. 2397, 2398, 2400, 2409-bis, 2380, 2477 c.c. Criteri applicativi Il collegio sindacale è composto da tre o cinque membri effettivi. Devono inoltre essere nominati due membri supplenti. Il codice civile stabilisce requisiti di professionalità differenziati in relazione alle funzioni svolte dal collegio sindacale. Qualora al collegio sindacale non sia demandato l’espletamento della revisione legale, almeno un membro effettivo ed uno supplente devono essere scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori legali. I restanti membri, se non iscritti in tal registro, devono essere scelti fra gli iscritti: nella sezione A Commercialisti dell’albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, nell’albo degli avvocati, nell’albo dei consulenti del lavoro, o fra i professori universitari di ruolo, in materie economiche o giuridiche. Qualora al collegio sindacale sia demandato l’espletamento della revisione legale, tutti i membri devono essere iscritti nel registro dei revisori legali. Ulteriori requisiti di professionalità possono essere stabiliti: da leggi speciali che regolano specifici settori di attività; dallo statuto. Il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea dei soci e, di norma, coordina i lavori del collegio. Commento Con riferimento alle ipotesi in cui intervenga, nel corso di carica, una modifica statutaria che comporti la variazione del numero dei componenti il collegio sindacale si ritiene che: in caso di variazione in diminuzione del numero di sindaci, i sindaci rimangono in carica fi­no alla naturale scadenza, salvo che l’assemblea non disponga diversamente. La modifica statutaria che prevede la diminuzione dei componenti del collegio sindacale non comporta la cessazione immediata del collegio; in caso di variazione in aumento del numero dei sindaci, l’assemblea provvede a nominare i sindaci necessari a completare il collegio sindacale in carica. I nuovi componenti del collegio sindacale scadono insieme a quelli già in carica. Nonostante l’importanza del ruolo svolto, la [continua ..]

2. Funzionamento del collegio sindacale

Norma 2.1. Funzionamento Principi Il collegio sindacale ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento e nello svolgimento delle proprie attività e si riunisce con cadenza regolare. I sindaci operano, di norma, collegialmente. I sindaci, una volta che sia scaduto il loro incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richieste. Riferimenti normativi Art. 2404 c.c. Criteri applicativi L’attività del collegio sindacale è di tipo collegiale e la sua organizzazione spetta al presidente. È opportuno che all’inizio dell’incarico il collegio concordi le modalità del suo concreto funzionamento in relazione ai rapporti con la società e tra i membri del collegio. Le riunioni del collegio sindacale devono avvenire almeno ogni novanta giorni. Se le circostanze lo richiedono, è opportuno che tali riunioni avvengano anche secondo termini temporali più ravvicinati. Se lo statuto lo consente, indicandone le modalità, le riunioni possono svolgersi anche con mezzi di telecomunicazione. Per consentire ai sindaci di essere presenti alle riunioni del collegio il presidente provvede alla loro tempestiva convocazione, salvo che vengano diversamente concordate, con congruo anticipo, le date delle riunioni. Salvo specifiche previsioni statutarie, le modalità di convocazione possono essere stabilite dai sindaci nel corso della prima riunione del collegio successiva alla nomina. Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Il sindaco dissenziente dalle deliberazioni assunte dal collegio ha il diritto di fare iscrivere a verbale il proprio dissenso, indicandone i relativi motivi. Il sindaco che fosse assente ad una riunione del collegio sindacale prende visione del relativo verbale, al fine di conoscere gli eventuali rilievi formulati dagli altri sindaci e le deliberazio­ni assunte, e di ciò è opportuno che dia atto sottoscrivendo, per presa visione, il verbale trascritto sul libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale. Il collegio sindacale, dopo la nomina, può prendere contatto con il precedente collegio, nor­malmente in persona del suo presidente, al fine di ottenere le informazioni ritenute utili allo [continua ..]

3. Doveri del collegio sindacale

Norma 3.1. Caratteristiche e modalità di effettuazione dei controlli Principi I controlli del collegio sindacale sono effettuati sulla base della diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico che determina una obbligazione di mezzi e non di risultato. Nella propria attività di vigilanza il collegio applica una modalità di selezione dei controlli basata sull’identificazione e la valutazione dei rischi con modalità adeguate alle dimensioni ed alle altre caratteristiche, anche organizzative, specifiche dell’impresa assoggettata a controllo. Nell’effettuare l’identificazione dei rischi il collegio determina i rischi generici e quelli specifici, attribuendo agli stessi una diversa intensità e periodicità di controllo. Nell’effettuare la valutazione il collegio esprime un giudizio professionale, tenendo in considerazione se un professionista terzo ragionevole e informato, dopo aver considerato tutte i fatti e le circostanze specifici a disposizione del collegio in quel momento trarrebbe la conclusione con ogni probabilità che i rischi sarebbero stati eliminati o ridotti ad un livello accettabile mediante l’applicazione di misure di salvaguardia. Laddove l’analisi dovesse evidenziare la necessità di applicare misure di salvaguardia in relazione a concreti rischi che potrebbero comportare violazioni di legge o di statuto ovvero la mancata o inesatta applicazione dei principi di corretta amministrazione, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’attuazione delle opportune azioni di miglioramento, la cui realizzazione va monitorata nel corso dell’incarico, al fine di verificarne l’efficacia. Nel caso in cui tali azioni non siano ritenute sufficienti, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni. Criteri applicativi Le attività attraverso le quali il collegio effettua i controlli sono modulate sulle caratteristiche dimensionali, organizzative, di settore e di modello di business proprie del soggetto controllato. Il collegio sindacale identifica i rischi inerenti all’osservanza della legge e dello statuto nonché al rispetto dei principi di corretta amministrazione, ne valuta la significatività e accerta, sulla base di tali elementi, se siano disponibili, ed eventualmente applicate, misure di salvaguardia che consentano di [continua ..]

4. Partecipazione alle riunioni degli organi sociali

Principi Al fine di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, i sindaci devono partecipare alle assemblee dei soci, nonché alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo. Tale dovere qualifica in modo rilevante la funzione tanto da essere sanzionato con la decadenza nei casi previsti dalla legge. Il sindaco che non partecipa alla riunione è tenuto ad acquisire copia del verbale della riunione per prenderne conoscenza e ad acquisire dagli altri sindaci o dagli amministratori le informazioni ritenute necessarie od opportune. Il collegio sindacale può impugnare le deliberazioni degli organi sociali che non siano assunte in conformità della legge o dello statuto. Il collegio sindacale è tenuto ad accertare che siano osservate le formalità e le norme, fissate dalla legge e dallo statuto, per la regolare convocazione e costituzione degli organi sociali e, nel corso delle riunioni, deve verificarne il regolare svolgimento. Il collegio sindacale è tenuto ad intervenire nel corso del dibattito, qualora ravvisi violazioni della legge o dello statuto della società ovvero dei principi di corretta amministrazione, manifestando il proprio motivato dissenso o le proprie riserve e chiedendone la relativa verbalizzazione. Qualora, nonostante l’intervento dei sindaci, fossero assunte deliberazioni ritenute in contrasto con la legge o con lo statuto ovvero ancora nell’eventualità che le deliberazioni assunte non siano tempestivamente sostituite con altre conformi alla legge e allo statuto, i sindaci sono legittimati ad impugnare dette deliberazioni. Nel caso di violazione dei principi di corretta amministrazione che non siano rilevati o rilevabili nel corso della riunione ma solo successivamente, i sindaci devono tempestivamente segnalare tale violazione all’organo amministrativo ovvero, in caso di inerzia all’assemblea, affinché assuma gli opportuni provvedimenti. Al fine di una consapevole partecipazione alla riunione e della possibilità di tempestivi interventi, è opportuno che i sindaci partecipino alle riunioni adeguatamente informati e documentati sui temi che costituiranno oggetto di valutazione e di deliberazione. A tale riguardo appare altresì opportuno, se del caso, che i sindaci facciano annotare nel verbale dell’adunanza il difetto di [continua ..]

5. Poteri del collegio sindacale

Principi I sindaci, esercitando i poteri loro attribuiti dalla legge, in concomitanza con l’attività di gestione svolta dagli amministratori, si assicurano un costante flusso di informazioni concernenti le operazioni sociali attuate e quelle in corso, nonché l’andamento della società. L’ottenimento di tali informazioni da parte dei sindaci avviene tramite la partecipazione alle riunioni degli organi sociali, mediante l’acquisizione e lo scambio di dati e notizie rilevanti per lo svolgimento delle funzioni di controllo, nonché tramite l’esercizio di specifici poteri ispettivi e di controllo. Norma 5.1. Atti di ispezione e controllo Riferimenti normativi Art. 2403-bis, commi 1 e 3, c.c. Criteri applicativi I sindaci possono, in qualsiasi momento, senza che alcun limite o restrizione possa essergli eccepita, procedere ad atti di ispezione e di controllo. Tali poteri sono esercitati, di norma, in via collegiale. Qualora un sindaco ritenesse comunque di procedere autonomamente ad atti di ispezione e controllo, è opportuno che di essi, così come dei riscontri effettuati e dei risultati ottenuti, ne sia data tempestiva informazione scritta, anche attraverso specifico verbale, agli altri componenti. Si ritiene altresì opportuno che, in ragione dell’importanza che il collegio sindacale riveste nella circolazione dell’informazione, sia previsto un periodico confronto con altri organi di controllo eventualmente presenti in virtù di norme di legge o dello statuto. Gli atti di ispezione e di controllo effettuati dal collegio devono essere oggetto di apposita verbalizzazione. Il verbale deve essere trascritto sul libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale e sottoscritto dagli intervenuti. Commento Secondo l’attuale disciplina il potere di eseguire atti di ispezione e controllo è esercitabile dal sindaco anche individualmente; tuttavia, è auspicabile, stante la natura collegiale dell’or­ga­no di controllo, che il potere in esame sia esercitato, in via primaria, collegialmente. In altri termini, si ritiene opportuno che il componente che intenda avvalersi di tale potere solleciti preventivamente una deliberazione collegiale in merito. Conseguentemente, il sindaco dovrebbe attivarsi solo in via sussidiaria, ossia in caso di deliberazione difforme, impossibilità di convocazione o di deliberare da [continua ..]

6. Il riscontro e la denunzia di fatti censurabili

Norma 6.1. Riscontro di fatti censurabili Principi Il collegio sindacale nei casi in cui riscontra fatti censurabili esercita i poteri di reazione ad esso attribuiti dalla legge. Riferimenti normativi Artt. 2403, 2406, comma 2, 2408, 2409 c.c. Criteri applicativi Il collegio sindacale, laddove venga a conoscenza di fatti censurabili determinanti violazioni della legge, dello statuto o dei principi di corretta amministrazione deve darne tempestiva notizia all’organo amministrativo affinché siano adottati gli opportuni provvedimenti preventivi o correttivi. Qualora gli amministratori non pongano rimedio ai rischi concreti conseguenti alle azioni ipotizzate o intraprese, il collegio sindacale può richiedere ai medesimi la convocazione del­l’assemblea dei soci, alla quale il collegio medesimo deve presentare apposita relazione. Qualora i fatti individuati siano di rilevante gravità e vi sia urgenza di provvedere, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, il collegio sindacale può provvedere direttamente alla convocazione dell’assemblea dei soci. In caso di inerzia dell’assemblea, se i fatti censurati integrano le irregolarità di cui all’art. 2409 c.c., il collegio sindacale può presentare la denunzia al tribunale (Norma 6.3). Commento Le attività del collegio sindacale sono finalizzate, tra l’altro, a valutare preventivamente, a monitorare contestualmente ed a controllare successivamente il rispetto della legge, dell’atto costitutivo, dello statuto e dei principi di corretta amministrazione da parte dell’organo amministrativo. Laddove, a seguito dell’attività di vigilanza, i sindaci riscontrino situazioni di inosservanza delle norme di legge, delle prescrizioni dello statuto e/o di disposizioni regolamentari, nonché di violazione dei principi di corretta amministrazione, i medesimi sono chiamati ad attivarsi in relazione ai poteri di reazione che la legge civile loro concede. La misura della reazione deve essere commisurata alla gravità e alla rilevanza dei fatti censurati, tenendo conto anche della natura e delle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, delle dimensioni della società e del settore di attività in cui la società opera. Norma 6.2. Denunzia ex art. 2408 c.c. Principi Il collegio sindacale indaga sui fatti [continua ..]

7. Relazione all'assemblea dei soci

Norma 7.1. Struttura e contenuto della relazione dei sindaci Principi Il collegio sindacale ha l’obbligo di riferire all’assemblea dei soci sui risultati dell’esercizio sociale e sull’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri mediante una relazione. Riferimenti normativi Artt. 2429, comma 1 e 2, 2423, comma 4, c.c. Criteri applicativi Nella relazione annuale, il collegio sindacale deve riferire all’assemblea sui risultati dell’eser­cizio sociale e sull’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri, nonché presentare osservazioni e proposte in ordine al bilancio ed alla sua approvazione, con particolare riferimento all’esercizio della deroga di cui all’art. 2423, comma 4, c.c. Di seguito, si individua la struttura e il contenuto da osservarsi in sede di redazione della relazione predisposta da un collegio sindacale non incaricato della revisione legale dei conti. Titolo della relazione “Relazione del collegio sindacale all’assemblea dei soci ai sensi dell’art. 2429, comma 2, c.c.”. Destinatari della relazione La relazione è indirizzata all’assemblea dei soci. Sintesi e risultati dell’attività di vigilanza svolta – omissioni e fatti censurabili Il contenuto di tale sezione riguarda l’attività di vigilanza svolta dal collegio sindacale, che è compiuta anche in osservanza delle presenti norme di comportamento. Il collegio sindacale deve sinteticamente riferire all’assemblea circa l’attività svolta nell’a­dempimento dei propri doveri di vigilanza e, in particolare, circa le conclusioni cui è pervenuto all’esito dei controlli eseguiti e dell’attività svolta. In particolare, tale sezione include le valutazioni sui seguenti elementi: sull’osservanza della legge e dello statuto (Norma 3.2); sul rispetto dei principi di corretta amministrazione (Norma 3.3); sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo (Norma 3.4); sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno (Norma 3.5); sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile (Norma 3.6); in ordine al bilancio di esercizio e alla relazione sulla gestione (Norma 3.7); in ordine al bilancio consolidato e alla relazione sulla [continua ..]

NOTE